Beskrivning av handlingars offentlighet

För att främja öppenheten inom förvaltningen och vid behov underlätta en informationsbegäran beskrivs i detta dokument de informationslager och informationssystem som samkommunen har för sitt ärenderegister och informationshanteringen i samband med de tjänster som samkommunen producerar. Beskrivningens syfte är att ge en allmän bild av hurudant informationsmaterial som finns och hur man kan få tillgång till information och dokument som finns i materialet. Materialet kan vara såväl digitalt som i pappersform.

• En informationsbegäran som gäller en offentlig handling behöver inte motiveras. Gäller begäran en sekretessbelagd handling ska den lagliga grund som ger hen rätt att få sekretessbelagd information uppges och användningsändamålet för informationen samt identiteten styrkas.
• En informationsbegäran besvaras så snart som möjligt, senast inom två veckor från att den gjorts. Om det krävs en större arbetsmängd än normalt för att behandla ärendet kan det ta upp till en månad. Gäller informationsbegäran sekretessbelagd information är behandlingstiden en månad.
• En informationsbegäran riktas till registraturen som vidarebefordrar begäran till rätt person i organisationen. Begäran ska specificeras tillräckligt noggrant så att en sökning i handlingarna är möjlig. Sökkriterier kan vara till exempel ärenderubrik, diarienummer, personuppgifter (namn och/eller personbeteckning), företagsuppgifter samt tidsangivelser.

En fritt formulerad skriftlig begäran om uppgifter ur en handling kan skickas till registraturen per e-post, registratur(at)sofuk.fi, eller sändas till Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur, Registraturen, Kungsgårdsvägen 30 A, 65380 Vasa.

Det finns ingen öppen tillgång till informationsmaterialet via tekniskt gränssnitt.